header_image

Personvernerklæring for Eiendomsspar AS/Victoria Eiendom AS

Ditt personvern er viktig for Eiendomsspar/Victoria Eiendom og vi vil behandle alle personopplysninger i henhold til enhver tid gjeldende personvernregelverk, herunder GDPR og personopplysningsloven.

Eiendomsspar/Victoria Eiendom behandler informasjon om deg som er leietaker, forretningsforbindelse, leverandør og besøkende på våre eiendommer, eller bruker av våre digitale løsninger. Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, f.eks. navn, e-postadresse, fødselsnummer, telefonnummer o.l.

Vi registrerer og bruker personopplysninger for å administrere våre forhold til leietakere, forretningsforbindelser, leverandører og besøkende på våre eiendommer, samt for å ivareta sikkerheten på våre bygg.

Vår personvernerklæring inneholder informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn og hvorfor, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

 

1. Roller og ansvar

Administrerende direktør i Eiendomsspar/Victoria Eiendom har det overordnede ansvaret for hvordan personopplysninger behandles i konsernet. Det selskapet som du eller din arbeidsgiver har inngått avtale med er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Det betyr at selskapet har ansvar for hvordan dine personopplysninger skal håndteres.

Dersom du har et kundeforhold til en av våre leietakere, er dette forholdet regulert i din avtale mellom deg og vår leietaker.

 

2. Hvilke personopplysninger vi samler inn
Eiendomsspar/Victoria Eiendom behandler personopplysninger til følgende hovedformål:

2.1 Leietakere i våre eiendommer
For å kunne følge opp kundeforholdet registrerer og behandler vi informasjon om våre leietakere. Disse opplysningene er normalt navn på kontaktpersoner, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel. Denne informasjonen får vi vanligvis direkte fra deg eller fra din arbeidsgiver. Noen ganger henter vi også informasjon fra offentlig tilgjengelige registre som f.eks. Brønnøysundregistrene. Ved inngåelse av en leiekontrakt, vil vi også kunne innhente kredittsjekker av vår kontraktsmotpart. Som leietaker på våre bygg vil du kunne motta kundeundersøkelse, driftsmeldinger og annen informasjon fra oss.

For å ivareta sikkerhetshensyn har flere av våre bygg adgangskontroll. Ved bruk av adgangskontroll registreres som regel navn, e-postadresse, telefonnummer og eventuelt personlig adgangskode. Denne typen systemer brukes i hovedsak for å hindre at uvedkommende får tilgang til bygget.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er regulert under Personopplysningsloven, og vi behandler kundeopplysninger for å oppfylle en avtale med den registrerte, eller for å utføre gjøremål etter den registrertes ønske før en slik avtale inngås. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med adgangskontroll for å ivareta tungtveiende interesser.

2.2 Utleie og salg av boliger
For å kunne inngå eller oppfylle avtaler om utleie eller salg av boliger, er det nødvendig for oss å behandle bl.a. navn, kontaktinformasjon, fødselsnummer, kredittsjekk (for utleie), familieforhold/sivilstatus mv.

2.3 Utleie av parkering
I enkelte av våre parkeringsanlegg brukes det adgangskort m/u pinkode for inn- og utkjøring. Ved utstedelse av adgangskort, kan det bli registrert navn på kortholder i parkeringsanleggets datasystem. I enkelte tilfeller kan også navnet bli loggført, dersom brukeren må ringe på for å slippe inn i parkeringsanlegget som følge av gjenglemt/mistet adgangskort. Navnet slettes fra datasystemet når kortet sperres ved leieforholdets opphør.

2.4 Forretningsforbindelser/leverandører i våre eiendommer
Er du en av våre forretningsforbindelser, f.eks. en leverandør av tjenester til våre bygg, lagrer vi informasjon som navn og kontaktinformasjon for å kunne komme i kontakt med deg. Vi lagrer også kontaktopplysninger om tidligere og potensielle kunder og forretningsforbindelser. Dette er opplysninger vi kun beholder dersom vi mener det er sannsynlig at vi vil ønske å komme i kontakt med det selskapet du representerer for å tilby leie i våre lokaler eller be om et tilbud på en vare eller tjeneste.

For å administrere avtaleforholdet henter vi også informasjon fra offentlig tilgjengelige registre som f.eks. Brønnøysundregistrene. Vi kan også innhente kredittsjekker i forbindelse med vurdering og evaluering av leverandører.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er regulert under Personopplysningsloven gjennom at den behandlingsansvarlige eller tredjepersoner som opplysningene utleveres til kan ivareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen.

2.5 Besøkende i våre eiendommer
Er du på besøk eller oppholder deg på en av våre eiendommer, ønsker vi å sørge for at ditt opphold skal være trygt, og at du skal kunne utføre det ærendet du har på en effektiv måte. For å ivareta sikkerheten på våre bygg bruker vi kameraovervåkning. Kameraovervåkning brukes for å forebygge straffbare handlinger som hærverk, innbrudd, og tyveri, og er alltid godt merket. Tilgang til overvåkningsdataene er sterkt begrenset, og lagring og sletting følger de til enhver tid gjeldende lover og anbefalinger.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er regulert under Personopplysningsloven, og er for å ivareta tungtveiende interesser. Kameraovervåkning er i tillegg spesielt regulert under Personopplysningsloven.

2.6 Gjestenettverk
Eiendomsspar/Victoria Eiendom tilbyr trådløst nettverk for besøkende i sine kontorlokaler og enkelte møterom i noen av våre eiendommer. Din IP-/MAC-adresse registreres og lagres. Ønsker du ikke å bli registrert automatisk ved senere besøk, kan du gjøre dette i wifi-innstillingene på din telefon gjennom å velge «glem dette nettverket».

2.7 Besøk på vår hjemmeside
Ved besøk på vår hjemmeside er du anonym. Ved besøk registreres kun din datamaskins domenenavn (IP-adresse), ikke din e-postadresse. Dersom du gjennom vår hjemmeside ønsker at vi skal utføre noen tjenester for deg, kan vi trenge visse personopplysninger. Vi innhenter og lagrer personopplysninger du oppgir på vår hjemmeside, herunder kontaktskjema, for å behandle og besvare dine eventuelle henvendelser. Vårt grunnlag for slik behandling er at Eiendomsspar/Victoria Eiendom har en berettiget interesse i å kunne besvare deg på henvendelsen, jf. GDPR artikkel 6(1)(f). Dine personopplysninger vil ikke bli benyttet til markedsføringsformål og ei heller bli solgt eller gitt videre til tredjepart.

Eiendomsspars hjemmeside inneholder lenker til andre nettsteder. Tredjepart har selv ansvaret for at publisering på sin hjemmeside er i overensstemmelse med lover og regler. Eiendomsspar/Victoria Eiendom er således ikke ansvarlig for personvernpraksis eller innhold på andre hjemmesider.

2.7.1 Google Analytics
Eiendomsspar AS bruker statistikkverktøyet Google Analytics. Vi kan på den måten innhente generell informasjon om trafikk på hjemmesiden vår for å se hvordan besøkende bruker sidene, slik at vi kan forbedre funksjonalitet eller innhold. Vi analyserer ikke enkeltkunder.

2.7.2 Informasjonskapsler
Eiendomsspar AS benytter informasjonskapsler (cookies), som er små tekstfiler som lagres på brukerens datamaskin. Ingen av disse informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av vår hjemmeside til deg som person. De fleste nettlesere aksepterer informasjonskapsler automatisk, men du kan forandre innstillingene i nettleseren din slik at dette ikke skjer.

2.7.3 Blokkere og slette informasjonskapsler
Du kan blokkere informasjonskapsler ved å stille inn dette i nettleseren. Fremgangsmåte for blokkering av informasjonskapsler er individuell fra nettleser til nettleser. Du kan også lese mer her om hvordan du administrerer informasjonskapsler i nettleseren din: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

 

3. Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har.

Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

 

4. Hvem vi deler dine opplysninger med

Eiendomsspar/Victoria Eiendom kan utlevere informasjon til politiet ved mistanke om straffbare forhold dersom det foreligger en begjæring.

Kunde- og leverandøropplysninger kan deles mellom gårdeierselskap eller andre deler av Eiendomsspar-/Victoria Eiendom-konsernet, for å sikre en helhetlig og effektiv oppfølgning av våre kunder og leverandører. Dine personopplysninger kan bli delt med underleverandører. Delingen av personopplysninger med underleverandører reguleres i avtaler som sikrer at personvernet ivaretas.

Ubetalte fordringer vil bli oversendt til inkassoselskaper. Videre vil vi dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

 

5. Bruk av databehandlere
Eiendomsspar/Victoria Eiendom inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.

 

6. Lagring av dine personopplysninger
Personopplysninger som behandles av Eiendomsspar/Victoria Eiendom lagres på servere i Norge. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS.

 

7. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, korrigering eller i gitte situasjoner sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg selv. Under visse forutsetninger har du også rett til å protestere mot behandlingen, samt rett til dataportabilitet. Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger.

Ønske om innsyn må gis skriftlig, og vårt mål er å svare så snart som mulig, og senest 30 dager etter at vi har mottatt henvendelsen din. Hvis særlige forhold gjør det umulig for oss å svare innen 30 dager, vil du få et foreløpig svar med en begrunnelse for forsinkelsen. Vi vil også gi informasjon om når du kan forvente å få svar.

Vi vil alltid strebe etter å samle, bruke og sikre personopplysningene dine i samsvar med gjeldende personvernlov, men vi kan gjøre feil. Dersom du blir oppmerksom på at Eiendomsspar/Victoria Eiendom behandler personopplysninger uten at vi har grunnlag for det, eller utover hva som er nødvendig for å oppnå formålet, ber vi deg om å ta kontakt med oss, slik at vi kan slette de aktuelle opplysningene. Vi skal også slette dine personopplysninger dersom vår behandling er basert på ditt samtykke, og du trekker samtykket tilbake.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til personvern@eiendomsspar.no eller eventuelt per post til Eiendomsspar AS/Victoria Eiendom AS, Postboks 1350 Vika, 0113 Oslo.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket, kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).

 

8. Innsigelser

Eiendomsspar/Victoria Eiendom behandler personopplysninger først og fremst for å administrere leietakerforhold og levere tjenester innen eiendomsforvaltning. Da er vår behandling av personopplysninger basert på avtalen med leietakeren og lovpålagte krav til vår virksomhet. I tillegg behandler vi personopplysninger for formål som har grunnlag i en interesseavveining av Eiendomsspar/Victoria Eiendom interesser mot de registrertes personverninteresser. Det gjelder f.eks. behandlinger knyttet til kameraovervåkning.

Hvis du er i en spesiell situasjon og av den grunn ønsker at Eiendomsspar/Victoria Eiendom skal slutte å behandle personopplysninger om deg for slike formål, kan du gi oss beskjed om det. Vi skal da slutte å behandle dine personopplysninger for disse formålene, med mindre vi kan påvise at vi har helt nødvendige og berettigede grunner til å fortsette med det, og at disse hensynene må gå foran dine interesser. Eiendomsspar/Victoria Eiendom kan også fortsette behandlingen dersom det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Du kan alltid kreve at Eiendomsspar/Victoria Eiendom skal slutte å behandle personopplysninger om deg når formålet er tilpasset markedsføring rettet direkte mot deg eller andre kunder.

 

9. Endringer i erklæringen

Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile evt. endringer i våre tjenester, slik at du får god informasjon om hvordan Eiendomsspar/Victoria Eiendom ivaretar dine personopplysninger.

Du vil alltid finne oppdatert informasjon lett tilgjengelig på vår nettside.

 

10. Kontaktinformasjon
Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av opplysninger om deg, ber vi deg kontakte oss på telefon 22 33 05 50 eller på e-post: personvern@eiendomsspar.no